Reglas de la comunicación escrita

Formato:

Elige el formato apropiado cuando escribas. Por ejemplo, los correos electrónicos llegan a grandes grupos de gente de forma eficiente, pero les puede faltar la calidez de una nota escrita a mano o la confidencialidad de una carta comercial formal, ya que se puede enviar fácilmente a destinatarios no deseados. Los memorandos de oficina funcionan bien para enviar información de trabajo básica, pero les falta la formalidad de un manual de empleados o de los informes por escrito.

Claridad:

La comunicación por escrito debe contener un mensaje claro. Nunca dejes que los destinatarios averigüen cuál era tu intención. Decide de ante mano de qué intentas convencer, dejando fuera la deliberación o la información irrelevante que podría distraerte del mensaje principal. Por ejemplo, no utilices un memorando de oficina que simultáneamente reprenda a los empleados por demorarse en el tiempo para almorzar y felicites a alguien por su nuevo bebé. Estas son cuestiones separadas.

Brevedad:

El mundo comercial gira a velocidades cada vez mayores; no hagas perder el tiempo de la gente con largas misivas que se pueden escanear, borrar o malinterpretar rápidamente. Di tu mensaje de forma concisa. Utiliza párrafos cortos, oraciones cortas y opciones de palabras simples.

Tono: 

La comunicación comercial por escrito siembre debe tener un tono profesional y comercial. Evita la jerga, los chismes y en lenguaje y las abreviaturas excesivamente casuales. Por ejemplo, no comiences la correspondencia comercial con "¿Cómo va todo?". En lugar de ello abre con "Estimados señores", "Estimada Sra. Williams" o "Estimado director de Recursos Humanos".

Componentes visuales:

El formato de la comunicación comercial por escrito es simple, con construcciones fáciles de leer que incorporen viñetas y texto resaltado en negrita cuando es necesario. Mantente alejado de las letras coloridas y los emoticones en la correspondencia por correo electrónico ya que esto no es profesional.

Audiencia:

Deberás estar al corriente de tus destinatarios, ya que esto te ayudará a enmarcar adecuadamente el mensaje. Por ejemplo, una carta comercial a un colega podría omitir detalles o definiciones innecesarios que el destinatario, al estar en la misma industria, ya conoce y entiende. Una carta comercial a un cliente potencial preocupado por el mismo producto podría incluir cualquier información de base adicional y una evidencia persuasiva.

Releer:

Nunca envíes un correo electrónico, una carta comercial o un fax de una carta de presentación sin primero revisar su contenido. Los errores de ortografía, los errores gramaticales y los comentarios demasiado habladores o las declaraciones airadas pueden impactar de forma negativa la comunicación comercial.

Cortesía:

Emplea la cortesía con la comunicación comercial por escrito, particularmente con el correo electrónico. Revisa dos veces la dirección para asegurarte de que tu correo está dirigido al destinatario adecuado; sé juicioso cuando utilices las funciones "cc" o "responder a todos". Obstruir la bandeja de entrada de las personas con correos electrónicos no pertenecientes a sus responsabilidades hace perder tiempo y es irritante.

Sensibilidad:

Utiliza la sensibilidad cuando estés escribiendo correspondencia comercial. Cualquier carta, correo electrónico, nota o informe se puede copiar y distribuir a otros, por lo que deberás ser cuidadoso sobre las declaraciones negativas, las críticas, los chismes y la información confidencial de la empresa. Nunca distribuyas de forma intencional la comunicación escrita que no estaba hecha para que otras personas leyeran.

Seguimiento:

Aumenta la eficiencia señalando tu intención de seguimiento de la comunicación comercial para evitar la ambigüedad. Por ejemplo, escribe, "Te llamaré mañana a la tarde para discutir más sobre el informe que te adjunto".

Signos de puntuación:

Los signos de puntuación son elementos de la comunicación escrita que sirven para poner los límites entre las diferentes ideas y para indicar las pausas y los cambios en el ritmo y la entonación de la lectura.

Los párrafos: 

Toda información se estructura en un escrito mediante párrafos, que contienen las ideas expresadas mediante diferente frases entrelazadas entre sí.

Empiezan con letra mayúscula y terminan en punto y aparte. La sucesión de párrafos nos lleva a la formulación de una página escrita, Gracias a los párrafos la lectura resulta más fácil. Se recomienda que contengan menos de  palabras.

Las páginas:

En general se usa papel blanco y, como mínimo de 80gr. Actualmente se utiliza también papel reciclado, lo cual da a la empresa una imagen positiva de respecto hacia el medio ambiente.